摘要
候选人接受 offer 到入职当天的这段时间是企业与新员工建立早期连接、传递企业文化的绝佳契机。然而，由于人才招聘与核心人力资源系统之间脱节，DHL 难以充分发挥它的价值。
借助 Avature 的灵活配置能力，这家全球物流巨头构建了一个自动化、完全品牌化的预入职流程，显著减少了手动数据录入，并大幅减轻了人力资源团队的工作负担。这一举措使新员工建档所需时间显著缩短了 50%，成效显著。该流程为所有新员工提供了一致且专业的入职体验，为其在公司的长期发展打下基础。
关于 DHL
DHL 是全球领先的物流公司，业务遍及 220 多个国家和地区。DHL 的全球服务体系涵盖快递、电商、国际货运、邮政包裹及供应链整合解决方案，连接着世界各地的人与企业。依托 60 多万名兢兢业业的员工，DHL 成为推动全球贸易、无缝联通市场的重要力量。
挑战：告别割裂的预入职流程
在重塑预入职流程之前，DHL 发现从候选人接受 offer 到正式入职的环节存在明显脱节。由于缺乏正式的预入职流程，新员工常常在数周内未收到公司方面的任何沟通。缺乏沟通不仅错失了与新员工建立早期连接的机会，也延误了关键的后勤准备工作，例如设备交付和 IT 系统权限开通。因此，在关键阶段缺少引导，影响了新员工快速上手的能力。
“我们只有在新员工入职当天才与他们建立联系，原本可以用于员工互动和入职准备的宝贵时间就这样被浪费了。这对员工来说也不是一次愉快的体验。”DHL 产品负责人 Felix Breickmann
问题根源在于 DHL 系统之间的互相脱节。招聘流程由 Avature ATS 管理，而员工信息则保存在 DHL 的核心人力资源系统中。在流程优化之前，招聘过程中所收集的信息并不会自动传输到人力资源系统中。人力资源团队只能手动重新录入所有候选人数据，不仅效率低下还容易出错。这种流程的割裂不仅影响效率，还破坏了数据完整性，导致信息不一致、重复录入，缺乏统一的标准。
最明显的后果，是员工 ID 的创建被延迟了。员工 ID 是新员工访问内部平台、领取办公设备的“通行证”。但由于员工 ID 只能由HR在核心人力资源系统中手动建档后才能生成，整个流程不得不推迟到员工入职第一天再启动。这意味着新员工在入职当天会发现笔记本电脑、登录账号或系统权限尚未准备就绪，从而导致流程卡顿，削弱了入职初期的员工参与度。
我们的自动化程度乏善可陈，大量工作需要手工处理，因而使整个流程效率低下。”
Felix Breickmann
DHL 产品负责人
随着规模扩大，运营问题进一步加剧。DHL 的用工规模庞大，每年有数万名新员工入职。看似微不足道的低效之处，如手动录入、重复工作、数据分散，当员工规模庞大时，便迅速演变为严重的生产力损耗。这使得运营提效不仅是一个目标，更是一项必要条件。
效率同样至关重要。如果我们能在每位候选人入职前节省哪怕 30 秒，当这个数字乘以 15 万人时，其意义将变得非常重大。”
Felix Breickmann
DHL 产品负责人
解决方案：自动化、无缝衔接的预入职体验
面向未来，DHL 志在打造全球一体化的新员工入职解决方案。而着眼当下，团队亟需提升新员工的预入职体验。他们没有等待大规模系统重构，而是选择持续改进。他们充分利用 Avature 的灵活配置能力以及自身内部专业能力，着手打造一个切实可行的过渡解决方案，以求在短期内实现真正的价值交付。
该解决方案由人力资源团队自主设计并部署，包含三个核心组成部分：为新员工定制的个性化登录页面、用于减少HR手工操作的自动化工作流，以及与核心人力资源系统的无缝数据集成。
- 为新员工定制的个性化登录页面
候选人一旦接受 offer，系统便会通过邮箱、短信或 WhatsApp 自动发送一条特定链接，指向其专属的“信息更新”登录页面。该页面支持 20 种语言，并全面采用 DHL 品牌设计；它可根据岗位类型、工作地点或候选人国籍等变量动态调整内容，从而确保信息采集的相关性和合规性。 - 自动化工作流
借助自动化工作流，系统会及时向尚未提交信息的新员工发送提醒，从而减少招聘人员的人工跟进工作。新员工完成此步骤后，其数据将根据预设的逻辑条件自动准备，并传输至核心人力资源系统。例如，如果新员工的入职日期在 30 天内，系统将立即传输其数据；否则，数据将在入职前第 30 天安排传输。 - 无缝集成与提前创建员工 ID
数据进入核心人力资源系统后，系统将自动创建一条“待入职员工”记录，同时生成员工 ID。随后，Avature 通过共享数据枢纽获取该员工 ID，并将其存入员工档案中。提前创建员工 ID，使得设备配置、DHL 系统权限开通等关键行政操作可以在正式入职前完成，从而带来更顺畅、更具参与感的预入职体验。
影响：流程更快、数据更优、体验更流畅
DHL 全新预入职流程实施后，在效率、数据质量和员工体验方面带来了肉眼可见的提升。通过自动化关键步骤并确保系统间数据流的无缝衔接，组织能够大规模简化运营流程。
运营效率
- 收集聘前信息所需时间减少了 75%，从原先的两小时缩短为一次快速审核。
- 因为系统集成可自动填充关键字段，人力资源完成新员工建档所需的行政时间减少了 50%，从 4 分 40 秒缩短至仅 2 分 10 秒。
数据准确度与标准化
- 取消人工数据录入有效降低了错误和数据不一致的风险。
- ATS 与核心人力资源系统之间的无缝数据传输，不仅提升了数据完整性，减少了重复录入，还显著节省了时间与成本。
增强候选人体验和参与度
- 新员工在入职前已完成相关系统设置，可提前访问所需工具与信息，从而提升参与感。
- 候选人可自行录入信息，减少了HR与新员工双方的重复性工作。
结论
DHL 对预入职流程的投入，不仅减轻了行政负担，事实上，也从根本上改善了新员工融入公司的方式。通过将痛点转化为战略优势，他们为运营效率和候选人互动树立了新标准，构建了一个以人为本的流程体系。该体系不仅精准，更具备卓越的可扩展性。
展望未来，DHL 计划进一步扩展其解决方案，推出一套全面的新员工入职解决方案，其中包括一个功能增强的预入职门户，使新员工能够提前查看已提交的数据、补充其他信息，并上传及完成法律文档。集成电子签名等功能也已纳入规划，旨在简化合规流程，并确保所有必要信息可以准确采集。
这些规划中的优化措施，不仅体现了 DHL 对持续改进的承诺，更彰显了其宏大的战略远见：打造统一的人才生态系统的，旨在兼顾卓越运营与卓越员工体验。
