客户故事 摘要
为了改善新员工的体验，Epic 设定了一个目标，尽可能地让新员工拥有无缝且吸引人的体验，还努力将新员工相互联系起来，同时实现流程自动化以节省时间。
由于他们的大部分精力都集中在校园招聘上，因此许多新员工在入职前四至十二个月就已经被聘用了。其中的挑战是什么？让新员工对自己在 Epic 的未来职业道路感到兴奋和投入。
“在一个自然年内，我们招聘的大多数人员都是初级员工，因此，我们相当重视校园招聘工作。在2021年的秋季学期，我们参加了大约185场校园招聘活动。对我们来说，这是一项很重要的计划。”
—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag
关于Epic
Epic Systems是一家成立于1979年，是由一名软件工程师创立的医疗软件公司。在过去的40年里，Epic 一直在不断创新和打破全球患者护理模式。至今，他们仍是一家由软件工程师经营的公司，在过去的十年中，该公司的年增长率为15%至20%。
Epic 开发了电子医疗档案软件，全美75%的人口在其软件中都拥有病史档案。作为一家总部位于威斯康星州的科技公司，他们需要不断地与硅谷公司竞争人才，并寻找新的方式来吸引新员工。
Epic 所面临的挑战
Epic 的转折点是什么？Jeff Sonntag 表示，一位《纽约时报》畅销书作者的演讲让他们决定改革入职培训。
Chip Heath 在一次名为《瞬间的力量》的演讲中阐释道，新员工入职的第一天是一个关键的过渡。Epic 决定，是时候为他们的新员工提供个性化的入职体验了，这将降低他们在入职期间的压力，并将其转变为新员工在新工作中感到充实的第一个瞬间。
在检查公司流程的过程中，有几件事引起了他们的注意，这些事需要一些改变。由于许多新员工在实际开始工作的前几个月就签订了合同，对 Epic 来说，在这整个期间与他们保持互动十分重要。陈旧的方法不再奏效，因此他们需要新方法来有效地培养新员工关系，并使整个体验更加友好难忘。
“鉴于我们开始招聘的日期远早于员工入职日期，我们做了很多工作与他们保持接洽。在使用Avature 之前，我们使用 Facebook 群组来促进与新员工的交流。这给我们带来了一些挑战，无论是品牌推广的角度还是审核的角度都是如此。”
—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag
在沟通方式方面，Epic 也面临着流程过时的问题。他们用信件寄送大量文件（是的，信封和邮票那种信件），还要处理许多电子邮件，沟通里里外外的各种信息，从福利到外派流程等。这对团队而言是一种负担。
此时，Epic 已经与 Avature 开展合作，改善其招聘流程，在实施Avature ATS（申请人跟踪系统）和CRM（候选人关系管理）一段时间后取得了卓越成效。因此，针对新员工入职体验，再次与 Avature 开展合作是自然而然的。
“通常，当我们遇到新问题时，我们首先会问，可以把它放到 Avature 里吗？
当我们试图解决新问题时，这是我们询问团队的首个问题。”—Epic 公司招聘人员兼招聘系统项目主管 Maria Szychlinski
Epic 的新员工入职方法
在吸引新员工并为他们提供独特的候选人体验方面，Avature Onboard（新员工入职）在各方各面帮助 Epic 应对了这一挑战。首先，利用 Avature 工作流和预定操作，Epic 可以自动发送干货满满的邮件简报，让新员工深入了解在 Epic 的生活。无需手动操作，通过自动操作就能与新员工建立互动，招聘人员将从中大大受益。
“我们将 Avature 运用于各种情境。我们认为这个工作流非常强大，因为它能将一些以前放在电子表格或信息路径表格中的东西系统化。”
Epic公司的招聘人员和招聘系统项目主管 Maria Szychlinski
Epic 为推动互动而采取的另一个步骤是实施 Avature DNA 企业社交网络。员工中心是一个为新员工创建的专业网络空间，方便调节并且不需要任何维护。每一批新员工都有自己的小组，其中还嵌入了公司和当地相关资源的快速链接。
“我们最终实施了 Avature DNA 企业社交网络解决方案，让我们的员工能够通过 Avature 入职门户拥有一个集中且专业的网络社交工具，便于他们提前了解新同事。”
—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag
除了 DNA 企业社交网络外，Epic 还利用 Avature 入职门户增强了新员工的体验。他们为新员工提供可能需要的所有信息，例如公司福利以及他们入职的培训计划。 这一入职门户是为每位新员工量身定制的，允许他们完成一系列步骤，包括签署外派协议和保密通知。
他们的入职门户正在持续更新，这不仅仅是为了添加新功能，更是基于新员工的反馈进行优化。他们收集了对入职流程和门户的反馈，以改善体验。他们的目标是实现一个更贴近招聘流程的过程，并设定同样高标准的体验感。
“我们希望通过招聘流程来脱颖而出。Avature 帮助我们实现了招聘流程的无缝、快速与个性化。”
—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag
许多人为了在 Epic 就职而搬到威斯康辛州，因此外派是入职旅程中的重要一步。因此，他们还在入职门户中建立了一个外派门户，专门用于展示新员工的外派薪酬方案。曾经涉及大量邮件的流程现在集中到了一个地方，新员工可以在这里找到资源、常见问题解答和表格等，每年为人力资源部门节约了超过100小时。
Epic 通过 Avature Onboard（新员工入职）实现的成果
Epic 全新的新员工入职方法不仅帮助他们更好地与新员工互动，也为他们提供了有意义的体验。这也让他们的团队得以：
- 节约时间，因为他们不再需要塞信封、整理信件和寄送材料。
- 通过新员工在入职门户中以电子方式签署文件，仅邮票就节约了超过5万美元。
- 节约了超过3万美元的员工手册材料成本。
- 节约了纸张，因为他们不再需要打印文件、手册或协议。
“总体而言，如果你不知道从哪里开始着手改善新员工入职体验，我会建议你聆听新员工的反馈。问卷调查或焦点小组是一个切入点。了解哪些地方做得好，哪些地方需要改进，这可以帮助你了解在哪些方面需要提高，即使是很小的方面，也会随着时间推移而产生巨大的影响。”
—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag
