客户故事

Epic 如何将新员工入职流程成为梦幻般的体验

摘要

为了改善新员工的体验,Epic 设定了一个目标,尽可能地让新员工拥有无缝且吸引人的体验,还努力将新员工相互联系起来,同时实现流程自动化以节省时间。

由于他们的大部分精力都集中在校园招聘上,因此许多新员工在入职前四至十二个月就已经被聘用了。其中的挑战是什么?让新员工对自己在 Epic 的未来职业道路感到兴奋和投入。

“在一个自然年内,我们招聘的大多数人员都是初级员工,因此,我们相当重视校园招聘工作。在2021年的秋季学期,我们参加了大约185场校园招聘活动。对我们来说,这是一项很重要的计划。”

—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag

关于Epic

Epic Systems是一家成立于1979年,是由一名软件工程师创立的医疗软件公司。在过去的40年里,Epic 一直在不断创新和打破全球患者护理模式。至今,他们仍是一家由软件工程师经营的公司,在过去的十年中,该公司的年增长率为15%至20%。

Epic 开发了电子医疗档案软件,全美75%的人口在其软件中都拥有病史档案。作为一家总部位于威斯康星州的科技公司,他们需要不断地与硅谷公司竞争人才,并寻找新的方式来吸引新员工。

Epic 所面临的挑战

Epic 的转折点是什么?Jeff Sonntag 表示,一位《纽约时报》畅销书作者的演讲让他们决定改革入职培训。

Chip Heath 在一次名为《瞬间的力量》的演讲中阐释道,新员工入职的第一天是一个关键的过渡。Epic 决定,是时候为他们的新员工提供个性化的入职体验了,这将降低他们在入职期间的压力,并将其转变为新员工在新工作中感到充实的第一个瞬间。

在检查公司流程的过程中,有几件事引起了他们的注意,这些事需要一些改变。由于许多新员工在实际开始工作的前几个月就签订了合同,对 Epic 来说,在这整个期间与他们保持互动十分重要。陈旧的方法不再奏效,因此他们需要新方法来有效地培养新员工关系,并使整个体验更加友好难忘。

“鉴于我们开始招聘的日期远早于员工入职日期,我们做了很多工作与他们保持接洽。在使用Avature 之前,我们使用 Facebook 群组来促进与新员工的交流。这给我们带来了一些挑战,无论是品牌推广的角度还是审核的角度都是如此。”

—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag

在沟通方式方面,Epic 也面临着流程过时的问题。他们用信件寄送大量文件(是的,信封和邮票那种信件),还要处理许多电子邮件,沟通里里外外的各种信息,从福利到外派流程等。这对团队而言是一种负担。

此时,Epic 已经与 Avature 开展合作,改善其招聘流程,在实施Avature ATS(申请人跟踪系统)CRM(候选人关系管理)一段时间后取得了卓越成效。因此,针对新员工入职体验,再次与 Avature 开展合作是自然而然的。

“通常,当我们遇到新问题时,我们首先会问,可以把它放到 Avature 里吗?
当我们试图解决新问题时,这是我们询问团队的首个问题。”

—Epic 公司招聘人员兼招聘系统项目主管 Maria Szychlinski

Epic 的新员工入职方法

在吸引新员工并为他们提供独特的候选人体验方面,Avature Onboard(新员工入职)在各方各面帮助 Epic 应对了这一挑战。首先,利用 Avature 工作流和预定操作,Epic 可以自动发送干货满满的邮件简报,让新员工深入了解在 Epic 的生活。无需手动操作,通过自动操作就能与新员工建立互动,招聘人员将从中大大受益。

“我们将 Avature 运用于各种情境。我们认为这个工作流非常强大,因为它能将一些以前放在电子表格或信息路径表格中的东西系统化。”

Epic公司的招聘人员和招聘系统项目主管 Maria Szychlinski

Epic 为推动互动而采取的另一个步骤是实施 Avature DNA 企业社交网络。员工中心是一个为新员工创建的专业网络空间,方便调节并且不需要任何维护。每一批新员工都有自己的小组,其中还嵌入了公司和当地相关资源的快速链接。

“我们最终实施了 Avature DNA 企业社交网络解决方案,让我们的员工能够通过 Avature 入职门户拥有一个集中且专业的网络社交工具,便于他们提前了解新同事。”

—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag

除了 DNA 企业社交网络外,Epic 还利用 Avature 入职门户增强了新员工的体验。他们为新员工提供可能需要的所有信息,例如公司福利以及他们入职的培训计划。 这一入职门户是为每位新员工量身定制的,允许他们完成一系列步骤,包括签署外派协议和保密通知。

他们的入职门户正在持续更新,这不仅仅是为了添加新功能,更是基于新员工的反馈进行优化。他们收集了对入职流程和门户的反馈,以改善体验。他们的目标是实现一个更贴近招聘流程的过程,并设定同样高标准的体验感。

“我们希望通过招聘流程来脱颖而出。Avature 帮助我们实现了招聘流程的无缝、快速与个性化。”

—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag

许多人为了在 Epic 就职而搬到威斯康辛州,因此外派是入职旅程中的重要一步。因此,他们还在入职门户中建立了一个外派门户,专门用于展示新员工的外派薪酬方案。曾经涉及大量邮件的流程现在集中到了一个地方,新员工可以在这里找到资源、常见问题解答和表格等,每年为人力资源部门节约了超过100小时。

Epic 通过 Avature Onboard(新员工入职)实现的成果

Epic 全新的新员工入职方法不仅帮助他们更好地与新员工互动,也为他们提供了有意义的体验。这也让他们的团队得以:

  • 节约时间,因为他们不再需要塞信封、整理信件和寄送材料。
  • 通过新员工在入职门户中以电子方式签署文件,仅邮票就节约了超过5万美元。
  • 节约了超过3万美元的员工手册材料成本。
  • 节约了纸张,因为他们不再需要打印文件、手册或协议。

“总体而言,如果你不知道从哪里开始着手改善新员工入职体验,我会建议你聆听新员工的反馈。问卷调查或焦点小组是一个切入点。了解哪些地方做得好,哪些地方需要改进,这可以帮助你了解在哪些方面需要提高,即使是很小的方面,也会随着时间推移而产生巨大的影响。”

—Epic 招聘人员兼招聘系统管理员 Jeff Sonntag

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