博客和新闻

Avature 管理入职的方法 – 从核心流程转向战略人力资源

入职阶段对于新员工来说是一个非常敏感的时期。开始新工作时最初的干劲和热情弥足珍贵,企业应该尽可能地使之存续。这个最初阶段,正是企业给新员工留下良好印象、为其做好取得成功的准备、消除其最初的紧张或疑虑的有利时机。
但可惜的是,入职常常注重于手续办理和必要的合规要求,换一句更清楚的话来说,入职是以公司为导向的过程。尽管这些都是重要的,但对于很多新员工来说,这样的入职过程让人失望,会浇灭开始新工作最初的兴奋之情。直到办理入职的那一刻为止,新员工都受到“盛情款待”,但一旦进入公司,除了办理手续之外,就没有人跟他们谈论任何其他事情,这就造成了感情上的落差。本应是新员工熟悉一下公司、进一步了解职务并认识同事的机会,就这样错过。正是此时,种种疑虑开始在其脑中滋生,“我做的决定对不对?”,还有“我对这家公司没什么把握。”等等。

开始新工作后的最初几个小时和前几天,有可能对新员工的感受、新员工在其他人面前对贵公司的评价造成重大影响!

核心或战略人力资源

我们审视入职的作用和潜在影响,及其在人力资源的职责中所处位置之时,会发现其正好处于核心和战略人力资源的交汇处。鉴于入职过程中包含必要的合规和手续,它可能与核心过程非常类似,但如果您考虑到其中的微妙之处以及对新员工满意度、参与度和保留率的潜在影响,入职实际上是个战略过程。下列数据说明了入职过程有多么至关重要。

  • 90% 的新员工在开始新工作后的前 6 个月内决定是否留在公司(德勤 Bersin)
  • 33% 的新员工在前 6 个月内开始积极寻找新工作 – 在千禧一代中,这个比例更高(美国教学影响力集团 The Impact Instruction Group)
  • 如果入职过程以员工为中心而非以公司为导向,那么 32% 的员工离职的可能性更小(《华尔街日报》)
  • 如果入职计划有条不紊,66% 的新员工留任的时间或超过 3 年(美国劳工部)

在聘用后的前六个月就失去新员工,代价高昂得难以置信。失去中层员工的直接财务成本可超过其年薪的 150%(ERE),此外,一般要六个月才能收回新员工的招聘和培训成本(Michael Watkins 2013)。这是沉重的财务负担。另外,对于消费品牌,会对流失的员工(包括其朋友家人)今后的购买造成财务影响,很多员工还会到 Glassdoor 之类的社交媒体分享不佳体验,进而对品牌造成不利影响。

如果缺乏有条不紊和自动化的入职流程,就不可能管理入职体验,更不用说改善了。企业还很有可能因为甚至不明所以的细微之事失去很多员工,比如员工第一天没有笔记本电脑用、用人经理取消了迎新会、没有收到下班后的活动邀请等等。如果企业没有追踪入职过程,或者没有可以用来掌握新员工参与和满意度的系统,就无从真正了解情况如何,也无法了解新员工为什么决定离职。这实际上是个颇为简单的概念:通过设计井然有序的流程让入职更易管理,并且纳入更加‘以员工为中心’的方法。很容易陷入以公司为中心的流程,而非以人为本的方法。

Avature 对入职采用的方法

Avature 认为,入职需要实现从行政管理负担到社交体验的转型。我们承认,手续与合规程序是基本组成部分,但我们也知道这些无需主导整个入职阶段。借助于合适的平台与流程,您可以将更偏向行政管理的任务纳入背景中,并且将更加以员工为中心的社交体验(关系与参与)置入前景中。

拥有了井然有序的社交化入职流程之后,您可以从一开始就让新员工接触到合适的人和队友。企业可以更进一步,将入职门户链接到类如 Avature DNA 的内部社交网站,新员工甚至在入职第一天之前,就可以在其中了解新同事的姓名、面容和职责,这样有助于建立相互之间的联系,新员工第一次到达办公室就能感觉自在。

利用合适的平台与工具,企业可以将入职流程安排得井井有条,从而轻松地让所有利益相关方的新员工、用人经理、招聘人员、队友/导师能够参与到流程中,并且有效管理各自在其中所担任的角色,而无需不断提醒自己需要做什么。例如,用人经理可以利用 Avature 入职解决方案撰写欢迎邮件、在日历中预定介绍会的时间、发送午餐邀请,并且提醒自己带来迎新礼物。您可以将新员工的日历预先填上培训课时、见面会等,也可以为其提供培训日程表,让他们自己在最方便的时候注册。您甚至还可以预先填上反馈环节、追补工作,或者只是添加近期活动,以便用人经理和新员工始终能够保持步调一致。
这些微小但很有影响的活动特别有助于从一开始就塑造新员工积极的心态。作为公司,您有一次机会给新员工留下好印象,但如果是坏印象,就需要付出五倍的努力才能使之反转。由于招聘人员与候选人依然有个人联系,这还是个鼓励人才推荐的有利时机。良好的入职体验可以保持住新员工的‘好心情’,开辟出通往未来人才寻源的众多新途径。

我们意识到Avature ATS不是ATS。 这是一个商业解决方案,它是申请人跟踪系统的平台,但您可以将其用于公司内其他许多不一定与招聘相关的机会。 label =“CBS人才招聘副总裁Richard Monastersky。

另外,人力资源部门应该有充分的透明度,能够管理、理解、跟踪和专注于入职过程中重要的东西。人力资源部门应该能够看清什么是有效的,能够调整流程并在各个部门间分享最佳做法;从服务交付的角度来说,这些都是必须的。人力资源部门还必须能够灵活地自定义流程,对于有多处办公地点的跨国公司而言,尤其如此。您不可能在世界上每个国家或地区都以同样的方式进行人员入职,即使在不同的业务领域都不可能。只需看一下美国和德国的入职阶段差异即知 – 在美国,一般认为入职阶段持续三个月,而在德国则通常认为是六个月。突然之间,您必须改变员工参与战略。但是能够做到吗?

社交化入职和实现生产力所需时间

接下来,还存在着实现生产力所需时间的问题 – 新员工在贵公司中开始产生生产力,需要多久?所需时间不管能缩短多少,可能是 15 或者是 30 天,都有巨大影响。改善实现生产力所需时间不仅是为了改善收入,还会在员工融入并安定下来的过程中对其体验造成巨大影响 – 需要的时间越久,挫败感就越强。让这个阶段听之任之,风险过高。构思合理的社交化入职体验能够以更为自然的方式处理生产力问题。提供的结构能够鼓励和促进同事关系从一开始就增进,从而让新员工更有信心地与队友相处。能够与队友及早形成关系纽带,可以让新员工知道去哪里求助,而且由于人脉关系建立良好,可以更快速地学会工作事务。这些重要的非正式沟通渠道是员工发现事务运行方式的“台面下知识”的路径,这些知识未必都随处记录在案,但对于手头的工作却是至关重要的。

选择合适的平台

战略人力资源存在着对于实时见解和报表制作指标的需求,如果使用的不是单一平台,而是多项工具的组合,那么这些就是非常繁重的工作。单一平台消除了集成瓶颈,而且更为重要的是,让人力资源专家能够了解宏观图景,了解其各项行动与活动的总体影响。

想象一个快递员从澳大利亚国境的一侧向另一侧运送包裹。每 400 英里就需要换一次车。这样做似乎很不明智。但对于司机来说,好在大部分汽车的运作方式是一样的 – 点火总是在轮胎的右侧,因此这不算太大的负担。但是,在软件领域就并非如此了。系统太多也意味着有太多内容需要学习、管理、更新,而关键信息很容易被存储在信息孤岛之中,从而更加难以合并相关数据并跟踪其生命周期。

而合适的平台,能够让人力资源在整个历程中都无需换车。借助于这样的平台,人力资源可以服务于所有业务领域,同时还能顾及地区文化、语言和监管需求。我们的客户一般将平台用作框架,面向 90 多个国家进行流程的去陈出新。这件事听起来好像很棘手,但您只要有合适的技术与合适的合作伙伴,就颇为容易了。