Customer Stories

OpenText 的招聘经理体验

Summary

12 万名申请人,800 名招聘经理,你可以说 OpenText 的人才招募团队忙得不可开交。过去五年内,在十多宗收购案的推动下,OpenText 正在取得指数级的增长,其不断壮大的人才招募职能部门也要求更大的透明度。在此背景下,OpenText 三年前找到 Avature,寻求一项能够彻底转变其招聘经理体验的解决方案。通过将其利益相关者协作从涉及大量行政工作的流程转型为一种战略人才招募伙伴关系,OpenText 成功将其招聘周期缩短了 7 天。

关于 OpenText

OpenText 是一家加拿大软件公司,过去一直专注于企业信息管理业务,同时也向全球客户提供与客户体验和业务流程管理、业务网络、企业内容管理、发现以及分析相关的各类创新解决方案。OpenText 在全球 140 个国家和地区拥有超过 12,000 名员工,而过去五年的迅速发展给他们的人才招募工作带来了一些独特的挑战。由 45 人组成的人才招募 (TA) 团队每年要收到 12 万份求职申请,任务十分繁重:

就增长战略而言,我们是一家独一无二的公司,尽管也存在有机增长,但我们的增长在很大程度上是通过收购实现的。自从五年前入职 OpenText 以来,我亲眼见证了公司规模扩大一倍,并且经历了 10 宗收购案。” -Andrea Morrison,人才招募经理

Avature 面临的挑战

OpenText 五年前的招聘模式与今天大不相同,其人才招募活动主要是外包给一家招聘流程外包公司。然而随着几宗收购案的完成,OpenText 面临着人才招募职能部门不断增长的需求,因而于 2013 年决定将该部门改为完全在内部运作。新组建的内部人才招募团队专注于成为战略业务伙伴,他们很快就意识到,公司外包时期遗留的求职跟踪系统 (ATS) 正在阻碍他们的转型进程,而他们也面临着一些关键的挑战:

招聘经理与人才招募团队之间关系脱节,期望要求得不到统一

此前,招聘经理直接与招聘流程外包公司共事,属于发号施令的一方,而不是与人才招募团队携手合作,共同寻找和吸引顶尖人才。不仅如此,他们也无法访问遗留的旧求职跟踪系统,这让他们与招聘人员的关系步履维艰,因为他们不得不依靠电子邮件来共享表格、简历和候选人反馈。

运作涉及大量行政工作,不能一目了然地掌握招聘流程的情况

老旧的求职跟踪系统采取“发布职位并坐等”的模式,一成不变且操作繁冗,流程单一化,也无法对候选人在招聘周期中所处的阶段情况有一个清晰的了解。

在新收购的公司之间跟踪候选人,确保良好的候选人体验

可见性和协作能力的不足导致候选人的前期处理时间过长,而由于不同的被收购公司有着如此多的候选人,因此很难跟踪他们的流程。

我们的整体候选人体验受到了负面影响,完成招聘需要花费很长的时间,求职网站也陈旧过时。沟通过程冗长乏味,难以获得关于候选人的反馈,跟踪我们分享的候选人的情况也十分困难。” -Andrea Morrison

解决方案

将人才招募团队重塑为战略业务伙伴

为了重塑和重整其 C 级高管团队,并最终实现招聘经理和内部利益相关者体验的转型,技术成为了一个主要的着眼点和行之有效的第一步:

我们深知需要彻底转变我们的模式,重塑人才招募团队,而实施一个支持创新流程的全新求职跟踪系统是最佳的着手点。为了使我们能够与招聘经理成功合作,我们深知应该将教育和关系置于首要位置。” -Andrea Morrison

促进内部利益相关者之间的协作

OpenText 深知招聘经理是招聘流程中的关键组成部分,因而决定提供一项灵活的解决方案,促成并培育招聘流程内每个利益相关者之间的协作,包括候选人、招聘人员、招聘经理和人力资源经理。

在 Avature ATS 的帮助下,OpenText 选择推出一个专门面向招聘经理的门户网站,提供对于候选人、其在招聘流程中所处的阶段、每一步的反馈、衡量标准等的访问权限和可见性。这个一体化的招聘平台现已成为招聘经理的首选。无需培训便可掌握的直观用户界面,再加上移动优先的方法,确保了 OpenText 招聘经理能够轻松保持在线,并可在移动中从他们的智能手机上处理各自的招聘职责。

这是我们与 Avature 携手开发的工具,重点关注招聘经理需要从流程中获得什么。” -Andrea Morrison

招聘经理门户网站是一个高度可配置的工具,它使 OpenText 招聘经理能够:

• 获得对有待其审核的候选人的完整概况
• 利用预先填充的职位模板提交和批准职位申请
• 请求和安排面试,以及利用一个整合的简单日历工具添加备注和可联系时间
• 为候选人和经理设定自动电子邮件提醒,例如在面试的前一天发送
• 在无法参加面试时指定工作代理
• 在门户网站内直接向招聘人员提供有关候选人的反馈
• 使候选人逐步完成各项流程——从审核到录取再到入职

策略

使招聘经理成为战略招聘伙伴

OpenText 深知他们需要一种策略来确保其招聘经理对工作的投入,而一个主要的侧重点便是对其进行持续的教育。

我们重点关注的一个领域就是教育,包括举办面向招聘经理的研讨会,不断开展‘午餐与学习活动’,以使他们有机会学习关于人才招募的知识。我们还开发了可在入职期间访问的培训课程模块,使其知道我们可以如何在招聘过程中为其提供支持。我们还确保被收购公司的招聘经理接受关于我们流程的培训,以实现顺畅过渡。” -Andrea Morrison

此外,招聘人员也已经开始参加招聘经理团队会议,以获得对于职责、理想候选人和潜在未来申请的真正理解。为了进一步巩固他们的工作关系,他们还经常邀请招聘经理参加与候选人见面的招聘活动。这一协作化的方法奠定了坚实的基础,能够确保对于招聘经理需要什么、事件紧急级别以及其所寻求的应聘资质形成清晰的共识。而招聘经理可以理解他们如何与流程融为一体,以及他们在候选人体验中扮演的重要角色。

我们在招聘流程的每个阶段与招聘经理携手合作,而不仅仅限于面试阶段。为了做到这一点,我们会请他们参加招聘活动,还会向其发送分析结果,以便他们知道我们的工作成效如何。我们还会请他们分享候选人资料中的亮点,以帮助加快候选人筛选流程。” -Andrea Morrison

结果

迄今为止,OpenText 已经在人才招募管理和运作的诸多领域取得了重大进步。

我们于大约三年前推出了招聘经理门户网站,并且已经收获了不错的结果。通过消除管理上的瓶颈和改进与招聘经理的沟通,我们成功减少了所需的行政管理工作,并将全球整体招聘周期缩短了 7 天。由于招聘经理可以非常轻松地通过任何设备给我们反馈,我们看到他们的反馈速度也大为提升。自从推出招聘经理门户网站以来,我们还实施了一项调查,并在与速度和效率有关的问题上持续收获了出色的结果。” -Andrea Morrison

由于从协调者模式转型为如今这样一个专注于战略人才招募计划的卓越中心,OpenText 得以更好地为各个企业提供支持并与之开展战略合作。“平均而言,我们在任何时间都拥有 400-600 个职位空缺,每年完成 2000 份申请,并服务于超过 800 名招聘经理。我们是所属行业名副其实的顾问以及招聘流程所有环节的主题专家,并为此感到自豪。”

未来展望

与 Avature 一同踏上战略人才招募之旅后,接下来的步骤是切实投入时间,为不同的个人和业务领域设计量身定制的报告。在“真正的透明度”这一理念指导下,Avature Custom Report Builder 将为 OpenText 提供真正的机会,来为其所有利益相关者提供他们一直以来所寻求的数据。

我们成功提升了自身能力,利用数据来了解我们最常招聘的职位,我们还根据进入的申请数量制定了一项人才品牌战略。这只是其中一个例子,证明了我们正在如何运用数据实现持续改进,以更快的速度充实人才管道和填补职位空缺。” -Andrea Morrison