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Colonial Life招聘系统的改善升级之路

Summary

Colonial Life原有的招聘模式响应被动,除此之外,招聘人员需要多平台进行操作,而且很大程度上依赖纸质化办公。现已转变为一个融合了CRM、ATS和推荐门户解决方案的无缝式人才招聘平台,并配备利益相关方定制工具和报表功能。面对重重挑战,Colonial Life迎难而上,建立了一个高度定制的一体化招聘解决方案。这个解决方案不仅能根据Colonial Life在不同地区的招聘需求灵活调整,还能实现全公司范围内的标准化跟踪,后者对一个需要达到高合规性要求的保险公司来说十分重要。

招聘系统变革,成效显著。面对大量的岗位需求,Colonial Life在短短8个月内就完成了50万候选人的寻源工作,并深入了解了候选人的来源、在招聘过程中所处的阶段、与候选人沟通的内容等。

关于Colonial Life

Colonial Life成立于1937年,致力于为美国企业提供员工福利和就业服务,以保障员工权益。现为Unum集团的子公司,旗下拥有超过1万名销售代表和超过1千位在家办公的专业人员,为9万多家企业和组织的370多万员工提供服务。

与Avature合作前的招聘环境

数量庞大的保险代理人对提高采用率提出挑战
Colonial Life的销售队伍构成独特,由保险代理人和全职员工组成。保险代理人数量庞大,遍布47个地区,而在公司总部办公的全职员工团队虽人数不多,却能力出众,为保险代理人提供支持。然而当保险代理人努力推销公司产品,开拓业务之际,招聘工作却未能给予他们充分的支持,保险代理人的招聘任务甚至被放到了工作优先列表的末端。每位保险代理人都有自己的招聘和文件办理流程,但Colonial Life各地的办事处缺乏所需数据,难以了解这些流程和不同流程间可能存在的差异,这就给他们的员工培训和支持工作带来不少挑战。

跟踪合规数据困难重重
在数据跟踪方面,缺乏监管是一项尤其严峻的问题,因为作为一家保险公司,Colonial Life更需要在不断变化的形势下达到合规要求。其次是历史记录缺失,这意味着保险代理人辞职时,其接替者手上拿不到任何历史资料,不得不从头开始工作。最后,Colonial Life既没有CRM,也没有ATS系统,无法实现信息的数字化和集中储存,不利于公司全盘掌握与候选人的沟通进展以及候选人渠道的情况。

解决方案

Colonial Life启用了新的招聘平台,并采用Avature提供的解决方案以满足其众多需求,从此告别繁琐的电子表格管理和手动操作。在Avature的CRM、ATS、招聘网站、推荐门户和用人经理网站的助力下,Colonial Life实现了信息的集中化管理和便捷访问。

为利益相关方量身打造网站
Colonial Life使用Avature的技术,根据不同员工群体的需求量身打造不同类型的门户网站,并注重提高门户网站的使用便捷性。高度可定制的招聘网站大大简化了申请流程,候选人只需填写几个必填字段,便可直接进行申请。

此外,推荐门户也是重要的数据来源,帮助跟踪候选人来源的首要渠道。如今的Colonial Life已经可以将被推荐人的信息收集到统一的数据库中,并参考这些数据进行推荐评比,以此来提高员工参与推荐的积极性。

在经理门户网站,Colonial Life能够把所有关键任务整合到一个一体化的在线平台中,各个地区的经理都可以通过在线平台,完成对候选人的电联、跟进、简历查看和Email跟踪等工作。遵循简单便捷至上的原则,这些网站充分考虑了不同利益相关方的需求,为他们量身打造。

行政事务管理自动化,专注人才战略
过去在Colonial Life,招聘人员和用人经理常常需要花费大量时间查看对方的信息更新,才能了解候选人的进展。现在,在Avature的帮助下,编外销售经理只需登录个性化的网站,便能查看当前和过往候选人的招聘进展。而招聘人员也可以在后端实时跟踪招聘进度,生成报告,轻松把握候选人的跟进情况。

此外,只要有求职者在招聘网站提交申请,该岗位所在地区的招聘人员就可以收到消息提醒。这有利于他们更高效地跟进候选人,在系统里处理候选人的进度,并随时关注关键任务的进行。这样一来,招聘时间大大缩短,合适的人选也可以更快开启在Colonial Life的职业生涯。

“我们对工具的要求有几点,它要能让招聘变得轻松,对用户友好,而且不需要太多培训就能快速上手和操作。综合以上考虑,我们选择了Avature。”

Lauren Addy, 全国招聘总监, Colonial Life

成效

采用率不断提高
在不到一年的时间里,负责管理保险代理人的500位经理中,已有140位经理开始主动使用Avature经理门户。对此,全国招聘总监Lauren Addy表示,“这充分体现了Avature产品的厉害之处”,因为并没有规定要求保险代理人必须采用门户网站。该解决方案现已拥有超过500名用户,累计登录2万多次,通过门户处理了超过1.7万候选人,其中320人已签约或处在等待授权代理的阶段。

为了支持公司的业务发展,Colonial Life还将采用可自动安排面试时间的时间安排门户、助力校园招聘的活动门户、注重报表功能的地区经理CRM仪表板。随着Colonial Life持续引入更多的Avature解决方案,采用率还将不断攀高,让我们拭目以待。