博客和新闻

申请人跟踪系统(ATS)功能及供应商的评估指南

务必慎重地为贵司挑选合适的 ATS(申请人跟踪系统)。如果没有合适的申请人跟踪系统功能来满足您的招聘需求,您将不得不一边工作一边修补系统,甚至还要在经历了一连串挫折后全面更换供应商。幸运的是,像 Recruiting Advisors 总裁 Jim Schnyder 这样的顾问拥有丰富的知识和经验,他引导企业采用合适的平台,以最佳方式来处理他们的人才引进需求。

Jim 是现任 ATAP 董事会成员和前任 ATS 区域销售经理,他现在帮助企业选择、配置和优化其申请人跟踪系统。在进入咨询行业前,他曾在百事公司的人才引进部门工作了17年,担任过人才寻源主管和全球流程与工具主管等职务。在百事公司工作期间,他曾是内部调动系统、员工内推计划和 Avature 系统(许多招聘人员和顾问客户使用的工作平台)实施的设计师和项目负责人。

近日,Jim 参加了由 ATAP 主办的网络研讨会,题为“现代 ATS 的遴选——了解如何正确地选择”。在会上,他分享了在市场上寻找全新 ATS 解决方案时需要注意的问题。继续阅读,了解如何评估您当前的供应商所提供的功能,让您不必再经历翻天覆地的变化。如果您在评估后决定购买一个新的 ATS,本文还将告诉您如何起草一份出色的招标书,从而帮助您找到合适的平台并实现成功的实施项目。

审视您的申请人跟踪系统功能

根据Aptitude Research的数据,每四家公司中就有一家正在寻求更换他们的 ATS。但 Jim 认为,不应该这么快就走进人才引进的变革流程。

“您是否真的需要完全更换系统?内部资源是否允许您这样做?根据您的实施规模,您可能需要6个月来进行评估和遴选,以及12至18个月来进行全新的 ATS 实施,因此您必须思考真正要解决的问题是什么,是什么驱动了本次变革。”

Recruiting Advisors 总裁 Jim Schnyder

为了避免在实施新 ATS 的同时还要撰写招标书,Jim 提出了三个可供您的供应商利用的行动方案,以充分利用那些已经对贵司有效的资源:

  1. 优化您当前的 ATS 功能。与您的 ATS 客户代表讨论新的发布、功能和版本。有时,仅靠当前供应商所提供的最新版本和插件就能解决问题。除了这些增强功能外,您还可以聘请顾问来优化您的系统,以消除不必要的步骤并改善用户体验。
  2. 拓展您的 ATS 功能。考虑那些让您当前的申请人跟踪系统更上一层楼的集成。另外,不要低估用人经理门户对贵司的作用。这种简易版的 ATS 可以让用人经理这个聘用流程中的关键利益相关者轻松地获取必要内容并采取行动。
  3. 探索 CRM(候选人关系管理)功能。您是否需要使用您的 ATS 来开展招聘营销活动或人才寻源?您是否希望创建人才社区?或许您需要的是一个灵活的 CRM 来帮助您完成这些任务和其他任务。这样,候选人关系管理(CRM)系统就可以与您的 ATS 协同合作,承担大量繁重的工作。

如果您已经覆盖了上述所有的基础功能,并决心改变,那么下面是 Jim 针对这个流程中的每个步骤给出的建议。

了解市场提供的选择并评估供应商

是时候做做功课了。Aptitude Research 是提供可靠数据和对求职者跟踪系统功能比较的行业分析机构,而 Jim 是这类机构的粉丝。他强烈建议,在选择新的供应商时要关注贵司的成长预测。理想的情况是,这个平台能够随着贵司的发展而适应不同的招聘需求,而不是在达到一定规模后再另换平台。

“做足功课。将此作为一个跳板和起点。人们可能会惊讶于无名品牌的潜力和绩效,还有一些品牌是行业专家,他们可以提供特定服务和插件,但可能不是您在寻找的完整 ATS。所以一定要做足功课。”

Recruiting Advisors 总裁 Jim Schnyder

最稳妥的选择是从阅读 ATS 买方指南开始,根据贵司的规模和需求,明确新供应商应该提供的特点和功能。此外,Jim 强烈建议观看demo演示、参加人力资源技术会议和其他行业会议,进行社交并加入线上群组。

他有一个忠告,当您在社交媒体上搜索信息时,应仔细留意评论的真实性,以防被销售代表的营销说辞蒙蔽了双眼。

Jim 发现了一个趋势,那就是企业如何采用一站式平台。在选购新解决方案时,他们越来越多地考虑能提供 CRM、ATS、入职甚至人才管理解决方案(如内部人才流动)的供应商。

除了提供清晰度和可见性之外,这种方法还能推动数据驱动的决策,这可以产生更好的业务成果。它还可以改善系统用户的体验,因为他们只需熟悉一个平台,候选人亦不再需要在求职旅程的不同阶段,在不同系统中重复输入相同的信息。

“新趋势是新员工入职。公司有这样一个门户,可以让人完成所有文书工作和入职流程,这样,新员工在入职首日之前就完成了所有文书工作。内部人才流动就像一个内部就业市场,是专为贵司人才提供机会的 ATS。当疫情来袭时,每家公司都在努力重新部署员工,如果没有内部人才流动,他们就会陷入困境。”

Recruiting Advisors 总裁 Jim Schnyder

ATS 招标书:撰写优秀招标书的要点

现在,是时候直接从市场获取信息了。Jim 表示,撰写招标书的过程就像对每位供应商和他们的产品进行调查。这是公司的常规操作,因此供应商也有相应的团队来应对,让他们为您答疑解惑应该不成问题。

在起草招标书方面,您的 IT 或人力资源团队可能已经有了一个标准模板,因此您不必从零开始。要确保提出所有问题:核实您的要求,以及他们的申请人跟踪系统的功能和特点。

这也是一个询问供应商本身的好时机,千万不要错过。Jim 指出,此时可以了解销售人员与工程师的比例。这个指标能帮助您了解对方是一个销售驱动的公司(即拥有一个他们致力于销售的固定产品),还是一个工程和技术驱动的公司(致力于技术而非销售团队)。

另一个使供应商脱颖而出的点是他们是否愿意帮助实施。根据贵司和项目的规模,您将获得一位项目经理、一个实施团队和一个配置团队兼职或全职的协助。他们还会提供一个项目计划,其中包括以周为单位的步骤、实施计划以及帮助培训您的团队以适应新平台。当然,他们也会指导您进行集成,并让您的 IT 团队参与进来。

当您了解了自己的所有需求后,请创建一个写满问题的文档。做法很简单:让供应商在表格中进行填写回答即可。有些公司拥有可与您分享的标准答案。尽管查阅常见问答听起来是一个节约时间和获得所需信息的好方法,但请务必询问所有与贵司及您的长期人才战略相关的问题。

确保您为所有供应商设定一个发回招标书的截止日期,在内部指定一个专门的负责人,并制定一个明确的沟通渠道,以便在招标书发回时更易追踪。让供应商有机会参与问答环节也是至关重要的,这样一来,所提供的问题和答案都将公开透明,这有利于保持公平。之后,让供应商在特定的时间范围内做演示,并要求所有参与这一过程的人员对每一次演示使用评分表。

最终筛选:评估最终候选供应商

揭晓的时刻到了。这时,您应该要求最优供应商做一个基于场景的深度演示。

为了实现成功的最终评估,Jim 给出了以下建议:

  • 限制供应商在其演示中可展示的幻灯片数量,并说明他们需要展示端到端流程的明确场景。建议查看这些角色的体验旅程,例如:网络安全人才画像、内推候选人和来自人才社区的候选人。这些标准化的不同情景能使竞争环境更加公平,并让您看到候选人的真实体验。
  • 有两个问题非常值得询问:“这是什么?是测试版还是已经上线了?” 您希望看到的是已上线版本。确保他们向您展示的是可用的功能,而不是仍在测试中且没有确切发布日期的功能。
  • 确保您的团队在演示后立即给每位供应商打分,这样他们就不会忘记任何关键细节。如果他们看完了整个演示,就需要做出评估。

收尾和实施

Jim 根据他多年的销售经验分享了一些最后阶段的想法。首先,要确保您知道谁有最终决定权。您可能有一个偏好的供应商,但管理层的决策可能被 IT 或财务团队否决,甚至由于各种原因被其他供应商影响。例如,您当前的供应商可能会以一个便宜的价格(甚至免费)提供一个与您现有的 ATS 配套的 CRM。

虽然从集成和财务的角度来看,这样设置是合理的,但该 CRM 可能无法提供贵司所需的全部功能。因此,您需要阐述理由,说明为什么需要更换、更换后会有哪些收益。

无论发生什么,都不要急于将您的决定告知所有供应商:有时法务部可能会拖慢进度,有时网络安全问题可能会导致交易暂停。不要过早和您的次优候选供应商说再见,因为您可能最终还是会选择他们。和第一候选供应商保持密切接触,但要和第二候选人保持更紧密的联系。

当实施阶段开始后,请向管理层推销您的项目,以便他们清楚这是什么项目并分配相应人员。不要遗漏 IT 和运营部门,因为他们是项目不可或缺的一部分,只有他们理解了系统,项目才能获得成功。

另外,也要让主题专家和新用户参与进来,他们可以带来新鲜的想法,有时是其他人所想不到的。实施的道路是由良好的意图铺就的,当然可能有时会绕远路,但如果您能绘制出当前和未来的流程,您就不会迷失最终的目的地。

最后,您的供应商应该作为一个合作伙伴与您共事,以实现成功的实施。请记住,像 Jim 这样的顾问有能力为您提供建议,帮助您充分利用申请人跟踪系统的功能,并达成贵司的目标。

ATS