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2020年永被铭记,因为在这一年,我们经历了巨大的变化。

从“线上优先”的员工互动,到完全远程办公和各地的团队,“新常态”中的战略人力资源正在以快速且出乎意料的速度发展。随着解决方案敏捷性已被视为应对不确定时期中人力资本混乱的关键,Avature 的变更管理团队一直非常忙碌,因为越来越多的企业组织放弃了他们的传统人力资源软件套件,转而采用 Avature 灵活且高度可配置的一站式平台方法。

今年初,我们与 Avature 的变更管理专家Jacklyn Giannitrapani 就该主题进行了深入访谈。我们的讨论虽广泛,涵盖了很多领域,但我们主要关注的是变更管理的基础知识。鉴于最近客户对该主题越来越感兴趣,我们决定更深入地研究变更管理中最棘手的挑战之一,即有效的内部沟通。这篇博文将介绍 Jacklyn 推荐的一些最佳实践,内容涉及时机、意图和渠道,帮助公司在即将发生变化时,与员工进行互动、通知和沟通。

让我们来了解一下吧!

最佳实践 #1——确定目标受众

任何变更管理计划都会影响广泛的利益相关者,因此有效沟通的第一步是识别并细分目标受众。与传统的“自上而下”的信息传递(即,几乎完全从高层管理者的角度主导的沟通)不同,公司应努力细分其员工队伍,并解决与每个特定利益相关者群体最相关的问题。

说白了,如果一家公司不知道他们需要与谁交谈,就很难在正确的时间,通过正确的渠道传递正确的信息。完整的利益相关者分析能够为成功的内部沟通策略奠定坚实的基础,因为这将有助于识别和细分公司的员工,并了解每个独特利益相关者群体的担忧、需求和利益。

最佳实践 #2——致力于一个目标

一旦公司确定并细分了他们的目标利益相关者,接下来应开始定义每次沟通的具体目的(即为什么)。从广义上讲,任何变更管理沟通计划将促进行为的改变,从而导致新的工作方式出现,最终促进敬业度的提升。然而,大多数变更计划可能涉及许多不同的消息发送活动,这些活动涉及各种因素和的目标,并受其影响。

无论是提高意识、设定期望,还是为员工提供特定的行动号召(例如学习和发展),公司都应在发送前,定义每次沟通的意图和期望的结果。有了明确的意图后,公司就可以避免多余的消息传递、有效地吸引容易分心的员工,并确保变更项目每个阶段的一致性。

最佳实践 #3——起草时间表

在变更管理和战略沟通方面,公司需要知道谁在沟通什么(参见下文的最佳实践 #5 和 #6)以及何时沟通。因此,带有时限的沟通在为公司提供组织、执行和跟踪其变更管理项目的框架方面发挥着关键作用。所以,公司应该制定与变更计划各个阶段(即规划、执行、执行后等)相一致的、详细的利益相关者沟通时间表,这一步至关重要。

确定沟通时间点,是不可避免的。沟通时间表在为员工提供明确的角色、先发制人地解决劳动力的不确定性,以及使项目利益相关者与公司管理层保持一致,以确保按计划在可行的时间内交付等方面都非常有效。我们鼓励定期修订时间表,因为这些时间表有助于公司消除沟通孤岛,并确保其与核心项目里程碑相互对齐。

最佳实践 #4——使用多种沟通渠道

虽然在公司范围内的沟通中,许多公司倾向于使用电子邮件,但变更管理需要更细致、多样化和战略性的方法。由于利益相关者的沟通偏好在整个公司中存在分歧,多渠道沟通方法将确保员工能尽可能接触到必要的“须知”信息。作为公司沟通策略的方式,渠道的选择有可能显著影响员工的认可和采用。

从渠道的选择来看,面对面的交流(包括线下和通过视频会议工具)能为公司带来最高的亲密度和互动,而协作型消息传递/项目管理工具则能够鼓励跨团队和部门的合作。作为所有变更资源和材料的中央存储库,员工互动门户(例如 Avature DNA 企业社交网络)在促进自主学习和发展方面已被证明是非常有效的,而内部简报帮忙让员工了解情况方面也大有帮助。

最佳实践 #5——创建相关性高且吸引人的内容

我们的第五个沟通最佳实践是将变更计划结合在一起的粘合剂——沟通策略内容的质量。吸引人且相关性高的内容能够回答每个变更管理利益相关者群体的“是什么”、“为什么”和“怎么做”以及“对我有什么好处”等问题,从而有效地吸引员工,将员工置于变更的最前沿。公司应该邀请员工成为成功实施的合作伙伴,而这种邀请取决于公司信息的质量和内容。

无论情况如何复杂,变更沟通都应该诚实、清晰、言简意赅。对利益相关者的分析将有助于确保沟通内容具有适当的目标性(即高管与招聘人员、招聘经理、新员工等的沟通),而多重方向的方法则能够帮助公司设定期望、建立信任并争夺员工的注意力。

最佳实践 #6——通过合适的人员进行沟通,并以合适的节奏沟通

变更管理沟通难题的最后两个部分是既定沟通的来源和节奏。对于前者,沟通的来源通常取决于多种因素,从沟通的目的/目标到沟通的目标受众。虽然有些沟通应该由高管发起(例如,那些专注于长期策略的人员),但其它的沟通应该由其经理或团队领导发起(例如,那些专注于对日常职责产生影响的人员)。

与信息来源一样,没有通用的、一刀切的沟通节奏——而应该根据具体情况进行具体分析。作为既定沟通的最佳时间和发送频率的参考,节奏还取决于许多因素,例如受众、意图和项目时间表。提出诸如“此信息是否需要定期强化?”或“这是一次性沟通吗?”等问题,将极大地帮助公司进行沟通,因为公司希望加强行动号召,同时又要注意避免过多的沟通会淹没了员工的注意力。

总结……

进入2021年之际,没有人能确切地知道战略性人力资源的未来会是什么样的。然而,在我们的“新常态”中,数字化颠覆以及对敏捷和智能人力资源解决方案的普遍需求,意味着人力资本管理可能会迎来对大规模变更管理计划需求的激增。虽然有许多因素需要考量(请参阅 Jacklyn 的采访获取更多信息),但那些能够在不确定的情况下制定周到、全面以及有效内部沟通策略的公司,将更有可能在艰难的环境下实现可持续的变革。

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